Pandemi ile değişen ofis koşulları ve gündelik iş akışları, bizi uzun saatler süren yüz yüze toplantılardan, bir “invitation” ile değişebilen online buluşmalara taşıdı.

 

Pandeminin sona ermemesi sebebiyle “Toplantınızı online mı, yoksa offline mı tercih edersiniz?” sorusunu henüz birçok küresel şirket soramıyor. Online buluşmalara devam edecek gibi görünüyor. Biz de bu mevcut dijital çözümü nasıl geliştirebiliriz konusuna odaklanalım dilerseniz.

 

Daha verimli online toplantılar için neler yapılmalı?

 

Öncelikle toplantı yapmanın gerekli olup olmadığına karar verilmeli, konu önden netleştirilmeli.

 

Toplantı öncesinde uygulamalar ve bağlantılar kontrol edilmeli. (Toplantı başladıktan sonra bu konulardaki sorunları çözmek için katılımcıların zamanını almamak ve dikkat dağıtmamak amacıyla…)

 

Toplantıya katılan katılımcılar, dinleyiciler dâhil katılıp katılmadıkları kontrol edilmeli ve toplantı konseptine göre kısa da olsa bir diyalog kurulmalı.
Mikrofon ve kamera akışı sekteye uğramayacak şekilde, fonksiyonel ve yerinde kullanılmalı.

 

Toplantı, konuşma, brief verme gibi başlıklar birbiriyle karıştırılmamalı. Farklı yöntemlerle yönetilebilecek başlıkların hepsi için toplantı yapılmamalı. Brief vermek için e-postayı, konuşmak içinse telefonu kullanmayı alışkanlık hâline getirebilirsiniz.

 

Odaklanalım… Evden bağlanmanın sağladığı konforu, online toplantıdaki katılımcılara ne kadar az hissettirirsek, aslında toplantıya o kadar verim katabiliriz. “Aynı odada” değilsiniz ama “aynı oradasınız” gibi düşünün.

 
Mükemmel katılımcıyı değil, mükemmel akışı hedefleyin.

 

Göz teması kurmaya çalışın. Kamerayı açın ve konuştuğunuz kişiye bakın. Göz teması, etkin iletişim için en önemli yöntemdir.

 

Moderatör belirleyip, mesajlaşma üzerinden kendisini yönlendirebilirsiniz. Konuşma devam ederken söz kesmeden söz istemeyi deneyin.

 

Ekip çalışmalarınızda, üzerinde hızlıca değişiklik yapabilme ve beraber çalışma imkânı sağlayabilecek formatları tercih edin. Powerpoint yerine, Excel gibi…

 

Online toplantı sırasında e-posta yazmak gibi gündelik işlerinizi yapmayın, telefonla konuşmayın.

 

Ekibinizle sürekli hızlı iletişim ortamı sağlamak istiyorsanız, ayrı bir başlıkta bir “chat room” konsepti geliştirin. Online toplantı ile bu başlığı birbirinden ayırın.

 

Mutlaka vücut dilini kullanmaya çalışın, kullanmayan insanlara karşı daha anlayışlı olun. Söylemek istediklerini ifade edememiş olabilirler.

 

Kayıt altına aldığınız toplantılarda bile not tutun. Bu, toplantıyı eksiksiz bir şekilde takip etmenizi sağlayacaktır.

 

Arka planı sık sık değiştirin. Toplantı konsept ve yönelimine göre tercihlerde bulunun. Bu alanı “showroom” gibi konumlamamak gerekiyor.

 

Ekrana yansıttığınız dokümanlarda görselliği ön planda tutun. İnsanlar rakamları teker teker, resimleri ise hep beraber görmek ister.

 

Zamanlamaya uyun. Zamanlamanın esneyebileceğini bilmek, daha çok sürede daha az iş yapmaya sebep olur.

 

Tüm katılımcılara, olabildiğince söz vermeye çalışın. Bu hem dikkati artırır hem de katılımcı olmak dinleyici olmaktan daha çok keyif verir.

 

“Her ihtimale karşı” herkesi davet etmekten vazgeçin.

 

Bire bir yapacağınız sohbetleri toplantıya taşımayın.

 

Yeni normal de olsa en verimli iletişim şeklinin kimyaları bütünselleştiren offline’dan başlayıp, hızlı akılları buluşturan online’da devam ettiği bir 2022 ümidi ile… “Hemen bir call atıyorum!”